Selecteer een pagina

Privacyverklaring van de Evangelische Gemeente Nunspeet

Datum: Mei 2018

Versie: 1

  1. ALGEMEEN

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de gemeente. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de gemeente is.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de gemeente is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij het secretariaat.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met één van de oudsten of het secretariaat.

 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

  1. Het recht op dataportabiliteit. Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
  2. Het recht op vergetelheid. Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
  3. Recht op inzage. Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
  4. Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
  5. Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.  Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
  7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de personen hierboven vermeld.

De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.

 

2. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

Gezien de werking van de EGN vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats. Het gaat om verwerkingen in het kader van de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is. 

 

Ledenadministratie
Situatie welke gegevens zijn erbij betrokken grondslag
De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie. Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
  • geboortedatum
  • telefoonnummer en e-mailadres
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

 

3. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Situatie welke gegevens zijn erbij betrokken grondslag
Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente. De nieuwsbrieven worden wekelijks verstuurd naam en voornamen c.q. voorletters;

e-mailadres

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

haar gerechtvaardigd belang,

en;

de uitvoering van de overeenkomst.

Er wordt een adressenlijst uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden is opgenomen. De gemeentegids is alleen voor de leden toegankelijk naam en voornamen c.q. voorletters;
straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats,
Geboortedatum,
e-mailadres,
telefoonnummer
Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een adressenlijst heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.
Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. De kerkdienst is alleen in de kerk te volgen. de naam en voornaam

gegevens rondom ziekte en gezondheid

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.
Op onze website staan foto’s van bezoekers van de kerk. op een openbare pagina foto De kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen.
Op onze website staan functionarissen van de gemeente/plaatselijke kerk. op een openbare pagina naam

kerkelijk ambt

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

 

4. BEWAARTERMIJNEN

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we minimale contactgegevens.

 

5. DOORGIFTE AAN ANDEREN

De gemeente geeft geen gegevens van leden door aan anderen.

Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

(Vul als gemeente in welke maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens u heeft genomen.

 

maatregel
De gemeente heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen.
De kerkenraad evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement) jaarlijks
Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, ten minste bij intreding in de positie/functie/het ambt
De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, door het op te nemen in het jaarplan bij uitdeling van het jaarplan
De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.
Door de penningmeester/assistent worden transacties bijgehouden van alle uitgaven en inkomsten van de gemeente. Daarnaast worden de details van de projectinkomsten gedeeld met de thuisfrontcommissies In een afgeschermd excel file met wachtwoord naam

voorletters

rekeningnummer

bedrag datum,

overschrijving

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten als ANBI, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente te laten functioneren. Thuisfrontteams kunnen hiermee toezeggingen toetsen aan werkelijke giften.

 


Versiebeheer

Versie Datum Verbeteringen
Versie 1 8 mei 2018